van Klooster Transport

Van Klooster Transport, een toonaangevend transportbedrijf, vierde eind 2023 het 100-jarig bestaan op hun eigen bedrijfsterrein in Almere. Met een verwachte opkomst van 210 gasten, was het doel van het evenement om deze mijlpaal groots te vieren en een onvergetelijke ervaring te bieden aan alle aanwezigen. Er was door Van Klooster nooit eerder met een cateringbedrijf gewerkt, maar op basis van de goede referenties van familieleden van de directie en het scherpe voorstel, is gekozen voor Floris en Van Maurik voor de volledige organisatie. 

Wensen worden mogelijkheden

Het thema voor het feest was strak, stijlvol en modern, met een kleurenpalet van wit en blauw. Verder was het belangrijk dat de sfeer van het jubileum past bij de voorkeuren van de diverse genodigden. Zowel qua entertainment als in cateringaanbod. In het realiseren van deze wensen kregen wij de vrije hand van onze opdrachtgever.  

Wij zorgden voor elegante decoratie met veel groen en licht, perfect aansluitend bij de gewenste uitstraling. Hoewel de cateringpresentatie niet specifiek aan het thema hoefde te voldoen, was alles visueel aantrekkelijk en coherent met het thema. Er was volop entertainment voorzien met een DJ en een live artiest, wat zorgde voor een levendige sfeer de hele avond door. Wij zorgden voor alle benodigde voorzieningen zoals tv-schermen, tenten, podium en uitgebreide verlichting. Ondanks het ontbreken van een strikt draaiboek, werkten we nauw samen met de opdrachtgever om alles soepel te laten verlopen.

Een belangrijke wens van Van Klooster was dat het bedrijfsjubileum georganiseerd zou worden op het eigen bedrijfsterrein. En uiteraard in een stijl die past bij zo’n indrukwekkend jubileum. Wij hebben ervoor gezorgd dat er een prachtige locatie ter plekke is opgebouwd, groot genoeg voor het ontvangen en entertainen van 210 genodigden. Dit zorgde wel voor een onverwacht probleem.  

Wat als het misgaat?

Tijdens de uitvoering van de opbouw van de locatie werd duidelijk dat onze leverancier een onderschatting had gemaakt in de omvang van het evenement. En bleek de aankleding van de locatie onvoldoende. Gelukkig hebben wij wel geleerd dat het essentieel is om altijd voorbereid te zijn op onverwachte omstandigheden en direct te kunnen opschalen wanneer nodig. Zo ook in dit geval. 

Binnen 24 uur hebben we alle ontbrekende materialen inclusief aanvullende decoratie en gadgets ingehuurd cq aangeschaft. De onverwachte extra kosten die dit opleverde hebben wij samen met de opdrachtgever gedragen, omdat wij ook hierin onze verantwoordelijkheid nemen. Door deze snelle en goede oplossing heeft deze uitdaging niets afgedaan aan het succes van het bedrijfsjubileum. Met alle goede voorbereidingen en, na tegenslag, tijdig opschalen zorgden wij alsnog voor een naadloze uitvoering van het evenement.

Het bedrijfsjubileum van de eeuw

Op de dag zelf werden de gasten opgevangen door de parkeerwachters, die wij in overleg met de gemeente Almere hadden ingezet om het verkeer te begeleiden. Vanaf de parkeerplaats kwamen de gasten binnen via een speciaal opgebouwde garderobe tent en, na een feestelijk welkomstdrankje, geleid naar de verwarmde hal, die wij op het bedrijfsterrein hadden opgebouwd. Aan alle andere voorzieningen was natuurlijk gedacht: een speciale rookruimte, extra toiletten en natuurlijk een mobiele keuken.

Voor een goede impressie van het evenement is het echt de moeite waard onze aftermovie te bekijken. Daar is een mooie impressie te zien van de gelegenheid die wij, met een knipoog: “het evenement van de eeuw” zijn gaan noemen.  Maar een bloemlezing:

• Een walking dinner met een breed scala aan streetfood gerechten. 
• Chefs die waren voorbereid op alle opgegeven dieetwensen, met alternatieven paraat voor vegetarische, veganistische en glutenvrije opties. 
• Heerlijke en feestelijke (non)-alcoholische dranken zijn geserveerd. 
• Een geweldige aankleding en entertainment, met een live optreden en een DJ waardoor elke gast dansend door de avond ging. 

Ondanks enkele logistieke uitdagingen, zoals de druk op de bediening voor zittende gasten, hebben we een hoge standaard van catering geleverd. Dit was zeker ook te danken aan de soepele communicatie met de opdrachtgever, die de voorkeur gaf aan een vloeiend verloop ten opzichte van een strak draaiboek. Telkens als het moment juist was en goed voelde, werd de volgende laag op de feestelijkheid gestart, op aangeven van de opdrachtgever. Door een strakke regie aan onze kant konden wij dit goed faciliteren en was er ruimte voor speling in het programma. 

Een terugblik op een geslaagd bedrijfsjubileum. 

Het succes van het evenement werd direct na afloop geëvalueerd met de opdrachtgever, die zeer tevreden was over onze communicatie en uitvoering. De genodigden waren (oud) personeelsleden en hun partners, maar ook opdrachtgevers en leveranciers. Van Klooster Transport heeft tijdens en na dit event veel positieve feedback ontvangen van de genodigden, met complimenten voor de uitvoering en een bevestiging van het goede gevoel bij de onderneming. 

Van Klooster Transport spreekt daarom van harte waardering uit voor onze perfectionistische en vooral ook oplossingsgerichte aanpak. “Het is duidelijk dat Floris en Van Maurik geen genoegen nemen met een minder dan perfect resultaat. Elke twijfel die ontstond tijdens de aanloop naar het evenement hebben zij weggenomen. Door adequaat in te spelen op onvoorziene omstandigheden hebben zij met enorme inzet de extra stappen gezet die nodig waren om het perfect te krijgen”.