Voor catering bij een bedrijfsevenement reken je in 2026 grofweg op €35 tot €150 per persoon, afhankelijk van het type evenement, het format en de service eromheen. Een lunch of borrel zit aan de onderkant, een meergangendiner met drankarrangement en bediening aan de bovenkant. Dit artikel laat zien waaruit je cateringbudget bestaat, wat de prijs bepaalt en hoe je grip houdt op de kosten.
Waar bestaat een cateringbudget voor bedrijven uit?
Een cateringbudget voor een bedrijfsevenement bestaat uit vijf onderdelen: eten, drank, personeel, materiaal en organisatie. Eten en drank vormen samen meestal het grootste deel. De rest bepaalt hoe soepel je evenement verloopt en hoeveel je achteraf nog bijbetaalt.
Dit zijn de vaste posten waarmee je rekening houdt:
- Eten: hapjes, lunch, buffet of diner, inclusief eventuele dieetvarianten.
- Drank: een arrangement met frisdrank, bier, wijn en koffie of thee, of een bar op nacalculatie.
- Personeel: koks, bediening en een leidinggevende ter plekke.
- Materiaal: servies, glaswerk, bestek, linnen, statafels en eventueel keukenapparatuur.
- Organisatie: menuadvies, planning, transport, opbouw en afbouw.
Vraag altijd om een offerte waarin al deze posten apart staan. Zo vergelijk je voorstellen eerlijk en zie je direct waar je kunt schuiven.
Welke factoren bepalen de cateringkosten per persoon?
De cateringkosten per persoon hangen vooral af van het format, het aantal gasten, de duur van het evenement, de kwaliteit van de ingrediënten en de locatie. Een kleine groep op een locatie zonder keuken kost vaak meer per persoon dan een grote groep op een locatie met faciliteiten.
Deze factoren hebben de meeste invloed:
- Aantal gasten: bij grotere groepen daalt de prijs per persoon, omdat vaste kosten zich over meer mensen verdelen.
- Format: een diner met bediening vraagt meer personeel dan een buffet.
- Duur: hoe langer het evenement, hoe meer personeelsuren en dranken je rekent.
- Productkeuze: verse, seizoensgebonden en biologische ingrediënten kosten meer dan standaardproducten.
- Locatie: heeft de locatie geen keuken, dan zijn extra apparatuur en transport nodig.
- Dieetwensen: vegetarische, veganistische en glutenvrije opties vragen soms extra voorbereiding.
- Datum: populaire dagen en de feestmaand december zijn duurder dan een rustige dinsdag in maart.
Een personeelsfeest in december met 150 gasten heeft dus een heel ander prijskaartje dan een lunchvergadering voor twintig collega’s.
Wat is het prijsverschil tussen buffet, walking dinner en diner?
Een buffet is meestal de voordeligste vorm voor een volledige maaltijd, een walking dinner zit in het midden en een geserveerd meergangendiner is het duurst. Het verschil zit vooral in het personeel en de uitvoering, niet alleen in het eten zelf.
Zo verhouden de drie formats zich tot elkaar:
- Buffet: gasten pakken zelf wat ze willen. Je hebt minder bedieningspersoneel nodig, waardoor de prijs per persoon laag blijft. Reken grofweg op €35 tot €65 per persoon voor het eten.
- Walking dinner: gasten krijgen kleine gerechten in diverse rondes. Dit vraagt meer coördinatie in de keuken en meer bediening, dus reken op ongeveer €55 tot €95 per persoon.
- Diner: een geserveerd menu met meerdere gangen vraagt het meeste personeel en de meeste voorbereiding. De prijs ligt vaak tussen €70 en €150 per persoon, exclusief drank.
Dit zijn indicatieve bedragen. De werkelijke prijs hangt af van het menu, het aantal gasten en de locatie. Een walking dinner voelt bovendien informeler en stimuleert netwerken, terwijl een diner past bij een formeel jubileum of een relatie-evenement. Kies dus ook op basis van de sfeer die je wilt neerzetten.
Welke extra kosten worden bij catering vaak vergeten?
Bij catering worden vaak de dranken, het servies en glaswerk, de personeelstoeslagen, het transport en de afvalverwerking vergeten. Deze posten staan niet altijd in de eerste prijsindicatie, maar kunnen het totaalbedrag met tien tot twintig procent of meer verhogen.
Controleer deze punten voordat je akkoord gaat:
- Dranken: een drankarrangement of een bar op nacalculatie? Het scheelt flink als je dit vooraf afspreekt.
- Materiaalhuur: servies, glazen, statafels, linnen en terrasverwarmers zitten niet standaard in de prijs per persoon.
- Toeslagen: avond-, weekend- en feestdagtoeslagen voor personeel.
- Transport en opbouw: kosten voor bezorging, opbouw, afbouw en eventueel een mobiele keuken.
- Locatiekosten: sommige locaties rekenen een verplichte cateringtoeslag of hebben een eigen cateraar.
- Afval en schoonmaak: eindschoonmaak en afvalafvoer na afloop.
- Last-minute wijzigingen: extra gasten of gewijzigde dieetwensen vlak voor het evenement kosten vaak extra.
Houd daarnaast een buffer van ongeveer tien procent aan voor onvoorziene zaken. Zo blijft je budget realistisch, ook als de gastenlijst nog verandert.
Hoe houd je het cateringbudget in de hand zonder kwaliteit te verliezen?
Je houdt het cateringbudget in de hand door vroeg te plannen, het aantal gasten nauwkeurig vast te stellen, een passend format te kiezen en je offerte regelmatig te bespreken. Besparen betekent slim kiezen, niet slechter eten serveren.
Met deze tips houd je de kosten onder controle:
- Bepaal eerst je totaalbudget en het doel van het evenement. Zo weet de cateraar waar hij mee kan rekenen.
- Boek ruim van tevoren. Je hebt meer keuze in data en kunt vaak betere afspraken maken.
- Kies seizoensproducten. Die zijn vaak verser, lekkerder en voordeliger dan ingevlogen alternatieven.
- Vraag naar menuopties in meerdere prijsklassen. Zo kies je zelf waar je wilt investeren.
- Beperk de duur van de drankarrangementen. Een arrangement van drie uur is vaak voldoende voor een borrel.
- Combineer formats. Een luxe hoofdgerecht met een eenvoudiger voor- en nagerecht scheelt in het budget zonder dat gasten het merken.
- Stel de definitieve gastenlijst op tijd vast. Zo voorkom je dat je voor mensen betaalt die niet komen.
Een goede cateraar denkt actief mee over deze keuzes. Vertel daarom open wat je budget is, zodat je samen een menu samenstelt dat bij het budget past.
Hoe Floris & van Maurik helpt met het cateringbudget voor je bedrijfsevenement
Bij Floris & van Maurik helpen we je om vooraf een helder en realistisch cateringbudget op te stellen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. We denken mee over je wensen, je gasten en je budget en leveren catering op maat voor zowel kleine als grote zakelijke evenementen.
Dit nemen we voor je uit handen:
- Een transparante offerte waarin eten, drank, personeel en materiaal apart staan.
- Menuadvies op maat, inclusief vegetarische, veganistische en glutenvrije opties.
- Advies over het format dat past bij je doel en budget, van buffet tot diner.
- Hulp bij locatiekeuze, inrichting, personeel en drankarrangementen, zodat je één aanspreekpunt hebt.
- Persoonlijk contact en betrokkenheid van de eigenaren, van aanvraag tot uitvoering.
Wil je weten wat catering voor jouw evenement kost? Bekijk onze cateringmogelijkheden, lees meer over het organiseren van een bedrijfsfeest of neem contact op via Floris & van Maurik. We denken graag met je mee en maken samen een plan dat past bij jullie wensen en budget.