Catering op je eigen bedrijfslocatie werkt simpel: de cateraar bereidt het eten in een eigen productiekeuken, brengt alles naar jullie kantoor of pand en serveert het ter plekke. Jullie regelen ruimte en toegang, de cateraar neemt menu, personeel, materiaal en opruimen over.
Het succes hangt vooral af van de voorbereiding: een goede locatiecheck, heldere afspraken en een cateringvorm die past bij je ruimte en gezelschap. Hieronder lees je per vraag wat je moet weten, van de eerste voorbereiding tot de kosten.
Wat regelt een cateraar vooraf op jouw locatie?
Een cateraar regelt vooraf een locatiebezoek of uitgebreide intake, een menuvoorstel op maat, een draaiboek met tijden en een planning voor personeel en materiaal. Zo weet je precies wat er gebeurt, wanneer de cateraar aankomt en wat jullie zelf moeten klaarzetten.
Tijdens de intake bespreekt de cateraar het doel van je bijeenkomst, het aantal gasten, dieetwensen en je budget. Een ervaren cateraar loopt ook de route door je pand: waar laad en los je, hoe komt het eten naar binnen en waar staat de bar of het buffet? Die praktische punten voorkomen verrassingen op de dag zelf.
Vraag ook om een tijdschema. Daarin staat wanneer het team opbouwt, wanneer de gasten arriveren en wanneer het opruimen begint. Dat helpt je om collega’s en eventuele schoonmaakdiensten op tijd te informeren.
Welke faciliteiten moet je kantoor hebben voor catering?
Je kantoor heeft minimaal voldoende ruimte, stroomaansluitingen, toegang voor aanvoer en een plek voor afval nodig. Een keuken, koeling of water is handig, maar niet altijd verplicht. Een goede cateraar werkt met mobiele apparatuur en past zich aan de mogelijkheden van je pand aan.
Loop vooraf deze punten samen met de cateraar langs:
- Ruimte: genoeg vloeroppervlak voor je gasten, een buffet of bar en looproutes voor het personeel.
- Stroom: voldoende aansluitingen voor warmhoudapparatuur, koffiemachines en eventuele koeling.
- Water en spoelmogelijkheden: een kraan of keukenblok in de buurt maakt de uitvoering eenvoudiger.
- Toegang en parkeren: een laad- en losplek dicht bij de ingang, plus een lift als de ruimte op een hogere verdieping ligt.
- Afvalverwerking: een plek voor afval en leeggoed, zodat het opruimen vlot verloopt.
- Vergunningen en regels: controleer of je pand of verhuurder beperkingen heeft voor bijvoorbeeld alcohol, open vuur of geluid.
Mist je locatie een van deze zaken? Dan lost een cateraar dat vaak op met losse keukenunits, extra materiaal of een andere opzet.
Welke cateringvormen passen bij een bedrijfslocatie?
Op een bedrijfslocatie werken lunches, borrelarrangementen, buffetten, walking dinners en shared dining het best. De juiste vorm hangt af van je ruimte, het aantal gasten en de sfeer die je wilt neerzetten. Informele bijeenkomsten vragen om andere keuzes dan een formeel relatie-evenement.
Wanneer kies je voor een lunch of borrel op kantoor?
Een lunch of borrel op kantoor past het best bij vergaderingen, trainingsdagen, netwerkmomenten en kleine vieringen. Je hebt weinig ruimte of techniek nodig en gasten blijven op hun gemak. Een borrel op kantoor met warme en koude hapjes werkt goed na een werkdag, omdat collega’s ongedwongen kunnen mengen.
Wanneer past een walking dinner of buffet?
Een walking dinner voor een bedrijf past bij grotere groepen die rondlopen en met elkaar praten. Gasten krijgen kleine gerechten in meerdere rondes, zonder vaste zitplaats. Een buffet werkt beter als je veel gasten tegelijk wilt laten eten of als je flexibiliteit wilt in porties en dieetwensen. Beide vormen vragen om minder zitmeubilair dan een zittend diner en passen daarom vaak goed in een open kantoorruimte.
Houd bij elke vorm rekening met vegetarische, veganistische en glutenvrije gasten. Een goede cateraar neemt die opties standaard mee in het menu.
Wie zorgt er voor personeel, inrichting en opruimen?
De cateraar zorgt doorgaans voor het bedienend personeel, de opbouw van buffet of bar en het opruimen van eigen materiaal. Jullie regelen de ruimte en de toegang. Inrichting, aankleding en eindschoonmaak spreek je vooraf af, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wie wat doet.
Leg deze verdeling schriftelijk vast in de offerte. Zo weet iedereen waar hij aan toe is:
- Personeel: koks, gastheren en gastvrouwen, barpersoneel en een leidinggevende op locatie.
- Materiaal: servies, glaswerk, bestek, linnen, statafels en apparatuur, vaak via de cateraar te huren.
- Inrichting en aankleding: tafelopstelling, decoratie en sfeerverlichting kun je laten verzorgen of zelf regelen.
- Opruimen: de cateraar neemt eigen materiaal, afval en leeggoed mee. De algemene schoonmaak van je pand blijft meestal bij jullie schoonmaakdienst.
Wil je zo min mogelijk zelf doen? Kies dan voor een cateraar die ook inrichting en afbouw overneemt. Dat scheelt veel regelwerk voor je HR- of facilitaire team.
Wat kost catering op je eigen bedrijfslocatie?
De kosten van catering op je eigen locatie hangen af van het aantal gasten, het type menu, de dranken, het personeel en het materiaal. Je betaalt geen zaalhuur, wat vaak een voordeel is. Vraag altijd een offerte op maat aan, want een vast bedrag per persoon bestaat niet.
Deze factoren bepalen de prijs van catering op eigen locatie, zoals kosten per persoon, personeel en materiaal:
- Type catering: een lunch kost minder dan een meergangendiner of walking dinner.
- Aantal gasten: bij grotere groepen daalt de prijs per persoon vaak, maar het totaalbedrag stijgt.
- Dranken: een arrangement met alcohol vraagt om meer budget en personeel dan koffie, thee en frisdrank.
- Personeelsinzet: hoe meer service je wilt, hoe meer medewerkers nodig zijn.
- Materiaalhuur en transport: afhankelijk van wat jouw locatie zelf al in huis heeft.
- Dieetwensen en seizoen: verse, seizoensgebonden producten en speciale wensen kunnen de prijs beïnvloeden.
Geef bij je aanvraag een indicatief budget door. Een cateraar kan dan een voorstel maken dat past bij je wensen, zonder dat je later hoeft te schrappen.
Wanneer kies je beter voor een externe evenementenlocatie?
Kies voor een externe evenementenlocatie als je kantoor te klein is, geen faciliteiten heeft of als je een bijzondere sfeer wilt neerzetten. Ook bij grote groepen, externe relaties of een groots personeelsfeest op locatie buiten kantoor levert een andere plek vaak meer op.
Dit zijn de meest voorkomende redenen om te kiezen voor een externe locatie:
- Te weinig ruimte: je gasten passen niet comfortabel in je pand.
- Beperkte techniek of keuken: je kantoor mist stroom, water of toegang voor aanvoer.
- Wow-factor: je wilt een museum, tuin, kasteel of andere bijzondere plek als decor.
- Neutrale omgeving: je nodigt relaties uit die liever buiten je kantoor samenkomen.
- Minder gedoe: je wilt dat het werk in je kantoor gewoon doorgaat, terwijl het feest elders plaatsvindt.
Twijfel je tussen beide opties? Laat de cateraar meedenken. Een ervaren partner kent zowel de mogelijkheden van je pand als goede evenementenlocaties in de regio.
Hoe Floris & van Maurik helpt met catering op jouw bedrijfslocatie
Bij Floris & van Maurik nemen we de organisatie van je bijeenkomst graag uit handen, of je nu een borrel op kantoor, een personeelsfeest of een zakelijk diner plant. Vanuit onze productiekeuken in Huizen verzorgen we catering in Huizen en de wijde regio, met een team van ervaren koks en gastvrijheidsprofessionals. Dit kun je van ons verwachten:
- Locatiecheck vooraf: we bekijken samen wat jouw pand nodig heeft en regelen wat ontbreekt.
- Menu op maat: van lunches en hapjes tot buffetten, walking dinners en shared dining, inclusief vegetarische, veganistische en glutenvrije opties.
- Complete ontzorging: personeel, materiaal, aankleding en opruimen regelen we in één draaiboek.
- Eén aanspreekpunt: je hebt direct contact met mensen die jouw evenement van begin tot eind begeleiden.
- Locatieadvies: past jouw kantoor niet? Dan denken we mee over een van onze samenwerkingslocaties.
Benieuwd wat dit voor jullie bijeenkomst betekent? Bekijk ons cateringaanbod, lees meer over het organiseren van een bedrijfsfeest of neem contact op via de website van Floris & van Maurik voor een vrijblijvend gesprek.